Het Informatiecentrum
Stadsgeschiedenis en de digitalisering
Adri Meerman
De archiefzorg van de overheid is een zogenaamde kerntaak. In de Archiefwet 1995 staat
vermeld dat de archiefbescheiden van overheidsinstellingen in een goede, geordende en toe
gankelijke staat moeten worden bewaard en beschikbaar gesteld.
Vanuit deze verplichting, maar tevens vanuit de algemene verplichting die geldt voor alle
gemeentelijke onderdelen, heeft het gemeentebestuur van Vlissingen indertijd terecht beslo
ten dat er bedrijfsmatig en productgericht gewerkt moet gaan worden. De wijze waarop
moest worden vastgelegd in een bedrijfsplan. Het Gemeentearchief Vlissingen heeft van de
gelegenheid gebruik gemaakt om er een toekomstvisie aan toe te voegen. De automatisering
speelt daarbij een belangrijke rol.
Bedrijfsplan
Uit dit bedrijfsplan, geldend voor de mid
dellange termijn (5 jaar), kan ondermeer
worden geconcludeerd dat er na 2002 een
informatieverstrekkende instantie moet
staan die publieksgericht moet kunnen
werken. De gekozen ondertitel 'Informa
tiecentrum Stadsgeschiedenis' zal dus
waargemaakt moeten worden.
De medewerkers van het Gemeentearchief
zijn met dit streven niet vandaag of giste
ren begonnen.
De periode 1985 (het jaar dat ik bij het
Gemeentearchief ben gaan werken) en
2002 kan in vier delen worden gesplitst.
Van 1985 tot 1991 - toen nog gevestigd op
de tweede en derde verdieping van het
stadhuis aan het Stadhuisplein - betrof
het een redelijk starre en in zichzelf
gekeerde organisatie. Keer op keer werd
gesteld dat er vanwege de gebrekkige
huisvesting, het beperkte budget en de
beperkte formatie niet zoveel mogelijk
was. Mede gezien de enorme potentie van
de toen reeds aanwezige collecties was ik
van mening dat er werd uitgegaan van een
halflege fles in plaats van een halfvolle.
Nadat in 1991 de prachtige huisvesting
aan de Hellebardierstraat werd betrokken
veranderde ook de filosofie. Nog steeds
hadden (en hebben) we hetzelfde beperkte
budget en nog steeds hadden (en hebben)
we dezelfde beperkte formatie. Dankzij de
inzet en wilskracht van deze formatie is
het Gemeentearchief in de periode 1991
tot 1997 op de kaart gezet. Er is veel good
will gekweekt hetgeen ook tot uitdrukking
kwam in het toenemende bezoekersaantal
en de toenemende collecties.
De periode 1997 tot 2002 kan gerust een
investeringsperiode worden genoemd. Bin
nen dit tijdsbestek moeten achterstanden
zijn weggewerkt en de ondertitel 'Informa
tiecentrum Stadsgeschiedenis' zal zijn om
gebouwd tot een boventitel, en niet alleen
qua naamgeving.
Dat de factor automatisering hierin een
cruciale rol vervult mag duidelijk zijn.
Automatisering
De nieuwe generatie bezoekers wil snel en
effectief geholpen worden. We verschillen
hiermee niet met de kruidenier om de
hoek. Niemand wil immers drie weken
wachten voordat er een ons kaas op de
toonbank ligt. De loketfunctie, zoals dat
heet, moet dus anders worden georgani
seerd. De medewerkers hebben op dat ge
bied niet stilgezeten. Ze zijn in staat
geweest om een groot aantal databestan
den te vervaardigen met meer dan een
half miljoen records, en er komen er
dagelijks nog bij.
Het Gemeentearchief beschikt over een
drietal collecties die, zoals eerder gesteld,
goed toegankelijk moeten zijn. Door mid
del van de databestanden zijn deze collec
ties (archieven, historische bibliotheek en
historisch-topografische atlas) beter toe-
20
Den Spiegel, april 2000